Організація офіційного представлення спеціальної доповіді Уповноваженого ВР з прав людини щодо програм підтримки ВПО
1000
Гостей
1
день
Завдання клієнта
Перед агенцією постало завдання комплексної організації «під ключ» масштабного суспільно-політичного заходу – презентації спеціальної доповіді Уповноваженого Верховної Ради України з прав людини «Місцеві програми підтримки ВПО: аналіз ефективності та перспективи».
Критично важливою вимогою замовника було забезпечення високого організаційного та протокольного рівня події через залучення ключових спікерів та високопосадовців. Агенція мала повністю закрити весь спектр технічних, координаційних та логістичних завдань для офлайн-аудиторії з паралельним залученням великої кількості онлайн-слухачів (до 100 осіб офлайн, 900 осіб онлайн).
Організація заходу
У межах реалізації проєкту команда агенції впровадила наступні рішення:
- Адміністрування локації та конференц-сервіс: повна підготовка залу в готелі «Hilton», менеджмент зон харчування для учасників та координація зустрічі офіційних делегацій.
- Протокольний супровід: залучення професійного ведучого офіційних заходів для суворої модерації панельних дискусій та дотримання регламенту виступів міністерського та міжнародного корпусів.
- Гібридна інфраструктура: розгортання двостороннього зв’язку для онлайн-трансляції конференції на платформі Zoom, що дозволило залучити 900 віддалених учасників. Також було інтегровано систему синхронного перекладу для іноземних дипломатів та представників місії ООН.
- Матеріально-технічний комплекс: підготовка друкованих роздаткових матеріалів для експертної роботи, проведення професійної відеозйомки заходу та повний технічний супровід з боку інженерної команди.
Особливості та виклики проєкту
Статус та масштаб події вимагали від агенції чіткого погодинного планування та усунення будь-яких технічних ризиків на етапі підготовки:
- Жорсткий таймінг забудови: усі монтажні роботи проводилися у стислі терміни напередодні заходу. Нічна зміна технічних фахівців агенції виконала зведення подіуму, інсталяцію звукових та перекладацьких систем, а також закріплення брендованих елементів та банерів. Це дозволило розпочати ранкове тестування обладнання та каналів трансляції задовго до прибуття перших гостей.
- Централізоване керування: присутність персонального супроводжуючого менеджера проєкту безпосередньо в день події забезпечила оперативне розв’язання поточних завдань у режимі реального часу, миттєву синхронізацію між службами готелю, модератором та технічною командою трансляції.
Результат
Конференція відбулася у суворій відповідності до затвердженого протоколу та тайм-плану. Інтеграція онлайн-платформи забезпечила стабільне підключення для 900 слухачів без втрати якості зв’язку та звуку. Замовник позитивно оцінив рівень підготовки, експертність менеджменту агенції та скоординовану роботу залучених підрядників, що дозволило презентувати спеціальну доповідь Омбудсмана на вищому корпоративному та державному рівні.
Послуги в цьому кейсі
Більше кейсів
Організація конференції та панельної дискусії у Києві підтвердила досвід нашої агенції у реалізації масштабних урядових та міжнародних проєктів. На базі готелю «Hilton» було забезпечено повний конференц-сервіс, синхронний переклад, професійну відеозйомку та онлайн-трансляцію для віддалених учасників. Якісний монтаж брендованих банерів, подіуму та супровід технічної команди дозволили успішно провести презентацію.