Организация официальной презентации специального доклада Уполномоченного Верховной Рады по правам человека о программах поддержки ВПЛ

Организация мероприятия

В рамках реализации проекта команда агентства внедрила следующие решения:

1. Администрирование площадки и конференц-сервис: полная подготовка зала в отеле «Hilton», менеджмент зон питания для участников и координация встречи официальных делегаций.
2. Протокольное сопровождение: привлечение профессионального ведущего официальных мероприятий для строгой модерации панельных дискуссий и соблюдения регламента выступлений представителей министерств и международных организаций.
3. Гибридная инфраструктура: развертывание двусторонней связи для онлайн-трансляции конференции на платформе Zoom, что позволило привлечь 900 удаленных участников. Также была интегрирована система синхронного перевода для иностранных дипломатов и представителей миссии ООН.
4. Материально-технический комплекс: подготовка печатных раздаточных материалов для экспертной работы, проведение профессиональной видеосъемки мероприятия и полный технический сопровождение со стороны инженерной команды.

Особенности и вызовы проекта

Статус и масштаб мероприятия требовали от агентства четкого почасового планирования и устранения любых технических рисков на этапе подготовки:

• Жесткий тайминг застройки: все монтажные работы проводились в сжатые сроки накануне мероприятия. Ночная смена технических специалистов агентства выполнила установку подиума, монтаж звуковых и переводческих систем, а также размещение брендированных элементов и баннеров. Это позволило начать утреннее тестирование оборудования и каналов трансляции задолго до прибытия первых гостей.
• Централизованное управление: присутствие персонального менеджера проекта непосредственно в день мероприятия обеспечило оперативное решение текущих задач в режиме реального времени, мгновенную синхронизацию между службами отеля, модератором и технической командой трансляции.