Організація міжсекторального круглого столу з питань державно-приватного партнерства у логістиці
35
Гостей
1
день
Завдання клієнта
Перед агенцією постало завдання комплексної організації закритого ділового заходу «під ключ», присвяченого шляхам економічного відновлення України. Специфіка проєкту полягала у високому статусі та складному складі учасників: за одним столом необхідно було об’єднати представників урядових структур (Мінекономіки, Міносвіти, Мінветеранів), великого бізнесу (Volvo, Nova Poshta, Scania, Astarta), бізнес-асоціацій (AmCham, EBA), а також міжнародних донорів та організацій (Світовий банк, Представництво ЄС, Посольство Швейцарії, Sida).
Від івент-менеджменту вимагалося створити бездоганне протокольне середовище для виконання ключових бізнес-задач клієнта: валідації аналізу ринкових систем, узгодження пріоритетів для пілотних заходів програми RECONOMY та фіксації наступних кроків співпраці між усіма стейкхолдерами.
Організація заходу
Комплексне забезпечення події охоплювало підготовку локації, технічний, лінгвістичний та інформаційний супровід. У межах проєкту було реалізовано:
- Конференц-сервіс та харчування: зонування залу для рівноправної дискусії та організація кейтерингу з урахуванням ділового регламенту.
- Технічне та візуальне забезпечення: інсталяція звукового обладнання, монтаж брендованих банерів для фотозон, а також повна фото- та відеофіксація переговорного процесу.
- Мовний та інформаційний супровід: інтеграція системи синхронного перекладу, друк роздаткових матеріалів, виготовлення сувенірної продукції та попередній переклад робочої документації.
Особливості та виклики проєкту
Робота з дипломатичним корпусом та урядовцями диктувала жорсткі вимоги до таймінгу та фіксації даних:
- Специфічний документообіг: окрім класичного синхронного перекладу, особливим запитом клієнта стало забезпечення двомовної стенографії заходу. Це було критично важливо для точного протоколювання домовленостей між державою, бізнесом та міжнародними партнерами з подальшим формуванням звітів.
- Попередній монтаж: зважаючи на суворі вимоги безпеки та таймінгу, уся технічна забудова, інсталяція перекладацьких кабін та розміщення брендингу здійснювалися напередодні заходу. Це дозволило повністю усунути ризики технічних затримок у день події.
- Синхронізація стейкхолдерів: присутність супроводжуючого менеджера забезпечила безперервну комунікацію між протокольними службами делегатів, технічною командою та персоналом готелю, що дозволило клієнту повністю зосередитися на модерації дискусії.
Результат
Дискусійна панель відбулася у чіткій відповідності до запланованого графіка. Клієнт успішно реалізував мету заходу: учасники сформували спільне бачення пріоритетних викликів транспортного сектору та попередньо узгодили напрями співпраці. Замовник відзначив високу якість сервісу, точність виконання спеціальних запитів та системну роботу агенції у супроводі проєктів міжнародного рівня.
Послуги в цьому кейсі
Більше кейсів
Організація експертного круглого столу в Києві продемонструвала нашу компетентність у супроводі офіційних урядових та ділових зустрічей. На базі готелю «InterContinental» агенція забезпечила комплексний конференц-сервіс, технічне обладнання, послуги синхронного перекладу та двомовну стенографію. Завдяки своєчасному монтажу брендованих банерів та якісній підготовці роздаткових матеріалів, цей протокольний захід створив оптимальні умови для результативного діалогу.