Организация межсекторального круглого стола по вопросам государственно-приватного партнерства в логистике
35
Гостей
1
день
Задача клиента
Перед агентством стояла задача комплексной организации закрытого делового мероприятия «под ключ», посвященного вопросам экономического восстановления Украины. Специфика проекта заключалась в высоком статусе и сложном составе участников: за одним столом необходимо было объединить представителей государственных структур (Минэкономики, Минобразования, Минветеранов), крупного бизнеса (Volvo, Nova Poshta, Scania, Astarta), бизнес-ассоциаций (AmCham, EBA), а также международных доноров и организаций (Всемирный банк, Представительство ЕС, Посольство Швейцарии, Sida)
От ивент-менеджмента требовалось создать безупречную протокольную среду для выполнения ключевых бизнес-задач клиента: валидации анализа рыночных систем, согласования приоритетов для пилотных мероприятий программы RECONOMY и фиксации дальнейших шагов сотрудничества между всеми стейкхолдерами
Организация мероприятия
Комплексное обеспечение мероприятия включало подготовку площадки, техническое, лингвистическое и информационное сопровождение. В рамках проекта были реализованы следующие решения:
- Конференц-сервис и питание: зонирование зала для равноправной дискуссии и организация кейтеринга с учетом делового регламента мероприятия.
- Техническое и визуальное обеспечение: установка звукового оборудования, монтаж брендированных баннеров для фотозон, а также полная фото- и видеосъемка переговорного процесса.
- Языковое и информационное сопровождение: интеграция системы синхронного перевода, подготовка печатных раздаточных материалов, изготовление сувенирной продукции и предварительный перевод рабочей документации.
Особенности и вызовы проекта
Работа с дипломатическим корпусом и представителями государственных структур предъявляла высокие требования к таймингу и точности фиксации информации:
- Специфический документооборот: помимо классического синхронного перевода, особым запросом клиента стало обеспечение двуязычной стенографии мероприятия. Это было критически важно для точного протоколирования договоренностей между государством, бизнесом и международными партнерами с последующим формированием отчетности.
- Предварительный монтаж: с учетом строгих требований безопасности и тайминга вся техническая застройка, установка переводческих кабин и размещение брендированных элементов были выполнены накануне мероприятия. Это позволило полностью исключить риски технических задержек в день проведения.
- Синхронизация стейкхолдеров: присутствие сопровождающего менеджера обеспечило непрерывную коммуникацию между протокольными службами делегатов, технической командой и персоналом отеля, что позволило клиенту полностью сосредоточиться на модерации дискуссии.
Результат
Дискуссионная панель состоялась в строгом соответствии с утвержденным графиком. Клиент успешно реализовал цель мероприятия: участники сформировали общее видение приоритетных вызовов транспортного сектора и предварительно согласовали направления дальнейшего сотрудничества. Заказчик отметил высокое качество сервиса, точность выполнения специальных запросов и системную работу агентства в сопровождении проектов международного уровня
Услуги в этом кейсе
Больше кейсов
Организация экспертного круглого стола в Киеве продемонстрировала нашу компетентность в сопровождении официальных правительственных и деловых встреч. На базе отеля «InterContinental» агентство обеспечило комплексный конференц-сервис, техническое оборудование, услуги синхронного перевода и двуязычную стенографию. Благодаря своевременному монтажу брендированных баннеров и качественной подготовке раздаточных материалов, это протокольное мероприятие создало оптимальные условия для результативного диалога