Организация Международного форума по реабилитации
35
Гостей
4
Країни
16
Перельотів
Задача клиента
Перед агентством стояла задача комплексной организации масштабного экспертного мероприятия в формате «под ключ». Основными требованиями заказчика были обеспечение логистического, координационного и полного технического сопровождения конференции. Все процессы — от встречи и размещения иностранных и украинских делегатов до трансляции выступлений в режиме реального времени — должны были работать как единый скоординированный механизм, соответствующий высокому статусу международной организации.
Реализация проекта охватывала полный цикл менеджмента, администрирования и технического обеспечения. Команда агентства обеспечила следующие блоки услуг:
- Логистика и сервис: координация встречи участников, организация трансферов, бронирование и оперативное размещение делегатов в отеле.
- Конференц-сервис: подготовка залов, администрирование тайминга, обеспечение кейтерингового обслуживания (кофе-брейки, обеды).
- Техническое оснащение: установка звукового и светового оборудования, монтаж сценической площадки, запуск светодиодного LED-экрана высокого разрешения для качественной демонстрации презентационных материалов.
- Брендирование и медиа: монтаж брендированных конструкций, изготовление печатных материалов для участников, а также полная фото- и видеосъемка мероприятия.
Особенности и вызовы проекта
Специфика форума требовала максимальной гибкости и оперативности управления процессами из-за ряда сложных задач:
- Сжатые сроки подготовки: монтаж сцены, масштабных конструкций бренд-айдентики и настройка оборудования проводились в максимально ограниченные сроки накануне форума.
- Безбарьерная коммуникация: международный статус мероприятия предусматривал интеграцию системы синхронного перевода. Техническая команда развернула специализированные кабины для переводчиков и обеспечила участников индивидуальными приемниками.
- Гибридный формат: параллельно с офлайн-частью проводилась бесперебойная онлайн-трансляция для удаленных слушателей, что требовало стабильного интернет-канала и многокамерной съемки с режиссурой эфира.
- Дополнительный медиаконтент: непосредственно в день мероприятия представитель агентства провел серию блиц-интервью со спикерами для оперативного создания итоговых видеоматериалов.
- Антикризисный менеджмент: присутствие персонального проектного менеджера на площадке обеспечило оперативное решение текущих организационных и технических вопросов в режиме реального времени.
Результат
Проект был реализован в полном соответствии с утвержденным планом-таймингом и техническими требованиями заказчика. Эффективная координация подрядчиков позволила оптимизировать логистику для 120 участников и обеспечить стабильную работу трансляции и систем синхронного перевода. Украинский Красный Крест отметил высокое качество работы привлеченных специалистов, системный подход агентства к управлению и надежность в выполнении взятых обязательств.
Услуги в этом кейсе
Больше кейсов
Организация Международного форума по реабилитации во Львове стала примером успешного сочетания логистических решений и современных технологий. Наша команда обеспечила комплексное конференционное обслуживание, техническое оснащение площадки в отеле «Днистер» и профессиональный синхронный перевод. Благодаря интеграции онлайн-трансляции и качественному кейтерингу это официальное мероприятие продемонстрировало высокие стандарты корпоративного сервиса.