Організація Міжнародного форуму з реабілітації
120
Гостей
1
день
Ключова задача
Перед агенцією постало завдання комплексної організації масштабної експертної події у форматі «під ключ». Головні вимоги замовника полягали у забезпеченні логістичного, координаційного та повного технічного супроводу конференції. Усі процеси – від зустрічі та розселення іноземних і вітчизняних делегатів до трансляції виступів у реальному часі – мали функціонувати як єдиний скоординований механізм, що відповідає високому статусу міжнародної організації.
Організація заходу
Реалізація проєкту охоплювала повний цикл менеджменту, адміністрування та технічного підряду. Команда агенції забезпечила наступні блоки послуг:
- Логістика та сервіс: координація зустрічі учасників, організація трансферів, бронювання та оперативне розселення делегатів у готелі.
- Конференц-сервіс: підготовка залів, адміністрування таймінгу, забезпечення кейтерингового обслуговування (кава-паузи, обіди).
- Технічне оснащення: інсталяція звукового та світлового обладнання, монтаж сценічного майданчика, запуск світлодіодного LED-екрана високої роздільної здатності для чіткої демонстрації презентаційних матеріалів.
- Брендування та медіа: монтаж брендованих конструкцій, виготовлення друкованих матеріалів для учасників, а також повна фото- та відеофіксація події.
Особливості та виклики проєкту
Специфіка форуму вимагала максимальної гнучкості та оперативності управління процесами через низку складних завдань:
- Стислі терміни підготовки: монтаж сцени, масштабних конструкцій бренд-айдентики та налаштування обладнання проводилися в максимально обмежені часові межі напередодні форуму.
- Безбар’єрність комунікації: міжнародний статус події передбачав інтеграцію системи синхронного перекладу. Технічна команда розгорнула спеціалізовані кабіни для перекладачів та забезпечила учасників індивідуальними приймачами.
- Гібридний формат: паралельно з офлайн-частиною здійснювалася безперебійна онлайн-трансляція для віддалених слухачів, що потребувало стабільного інтернет-каналу та багатокамерної зйомки з режисурою ефіру.
- Додатковий медіаконтент: безпосередньо в день заходу представник агенції проводив серію бліц-інтерв’ю зі спікерами для оперативного створення підсумкових відеоматеріалів.
- Антикризовий менеджмент: присутність персонального проєктного менеджера на майданчику забезпечила оперативне розв’язання поточних організаційних та технічних питань у режимі реального часу.
Результат
Проєкт реалізовано у повній відповідності до затвердженого плану-таймінгу та технічних вимог замовника. Ефективна координація підрядників дозволила оптимізувати логістику для 120 учасників і забезпечити стабільну роботу трансляції та систем синхронного перекладу. Український Червоний Хрест відзначив високу якість роботи залучених фахівців, системний підхід агенції до менеджменту та надійність у виконанні взятих зобов’язань.
Послуги в цьому кейсі
Більше кейсів
Організація Міжнародного форуму з реабілітації у Львові стала прикладом успішного поєднання логістичних рішень та сучасних технологій. Наша агенція забезпечила комплексне конференційне обслуговування, технічне оснащення майданчика в готелі «Дністер» та професійний синхронний переклад. Завдяки інтеграції онлайн-трансляції та якісному кейтерингу, цей офіційний захід продемонстрував високі стандарти корпоративного сервісу.