Проведение деловой конференции — это отличный способ объединить людей внутри организации или профессиональной отрасли, поделиться идеями и узнать о новых тенденциях на рынке. Это возможность передать передовой опыт, выстраивая отношения между единомышленниками. Организация конференции является сложным процессом, который может включать месяцы подготовки для обеспечения успешного проведения мероприятия.
Многие компании в своей деятельности сталкиваются с необходимостью организации деловых мероприятий различного уровня. Это может быть закрытый круглый стол, отраслевая конференция или даже крупный международный симпозиум. Такая потребность возникает по разным причинам: от маркетинговых задач по продвижению товаров на узкоспециализированном рынке до желания объединить профессионалов отрасли для достижения общих целей.
Оператор делового туризма All Travel Group имеет опыт организации конференций и подготовила несколько советов для компаний, которые планируют провести мероприятие в будущем.
-
Определите потребности аудитории
Вы подробно проанализировали внутренние бизнес-задачи и пришли к выводу, что лучшее решение — организовать конференцию. Однако, поскольку любое подобное мероприятие предполагает участие не только вас, какой бы актуальной ни казалась тема, сначала необходимо убедиться, насколько она интересна вашей целевой аудитории.
Важно понять, насколько свежа идея, насколько близка людям проблематика, которую вы хотите раскрыть. И главное — насколько глубоко участники уже рассматривали предложенную тему на прошлых мероприятиях и что нового вы можете предложить: последние тенденции, статистику, глубокую аналитику, тематические исследования и многое другое.
Другими словами, сначала убедитесь, что существует спрос и соответствующее предложение. Для начала можно провести опрос в социальных сетях или по электронной почте. Таким образом, вы получите информацию о темах, которые интересуют ваших коллег, сможете скорректировать повестку дня и получить предложения от участников. Лучшее мероприятие — это то, на котором люди хотят присутствовать, а не должны.
-
Детали — это всё или почти всё
Помните: каким бы ни было ваше мероприятие, определённый процент аудитории составляют люди, которые посещают конференции чаще, чем находятся на своём рабочем месте. Поэтому важны не только содержание мероприятия, но и его организация на всех уровнях.
Профессионалы замечают абсолютно всё и имеют возможность сравнивать мероприятия разного уровня. Именно поэтому важно заранее позаботиться о каждой детали: от регистрации участников с четким инструктажем сотрудников, полного списка аккредитации и качественной печати до проверки каждого зала на наличие необходимого оборудования, соблюдения программы мероприятия и т.д.
Любая непродуманная мелочь может испортить впечатление от всего мероприятия. Отсюда логично следует следующий пункт.
-
Доверьте организацию профессионалам
Если у вас нет отдела маркетинга со специализированной командой по организации конференций и других мероприятий, стоит передать планирование и реализацию профессионалам.
Работа с контентом и спикерами, составление программы, переговоры с площадкой проведения, организация питания, техническое оснащение, монтажные работы, разработка и изготовление необходимых полиграфических, аудио- и видеоматериалов, приглашение и регистрация участников, управление потоками слушателей и многое другое — это налаженные процессы, которыми должны управлять специалисты.
Задача организаторов конференций — спланировать процесс, распределить зоны ответственности и предоставить заказчику качественный результат. Агентство делового туризма All Travel Group предлагает услуги по планированию и организации конференций. Наши менеджеры имеют многолетний опыт работы в данной сфере.
Интересуют детали? Обращайтесь к нам по телефону +38(044) 245-41-41 или отправляйте запрос на электронную почту [info@altg.com.ua].