Политика корпоративных командировок — это набор руководящих принципов, которые помогают сотрудникам компаний принимать разумные решения при планировании деловых поездок. Политика корпоративных поездок позволяет удерживать деловых путешественников в рамках определенного бюджета на авиаперелеты, проживание и питание. Для финансового отдела такая политика помогает составлять бюджет и прогнозировать ежемесячные и годовые расходы компании на командировки.
Оператор делового туризма All Travel Group разрабатывает практичную политику корпоративных командировок для новых и постоянных клиентов. Предлагаем рассмотреть её основные элементы.
Шаблонная политика корпоративных поездок подходит не всем компаниям. В первую очередь необходимо учитывать конкретные особенности вашей компании, такие как количество сотрудников, которые совершают командировки, частота поездок и размер бюджета. Прежде чем переходить к индивидуальным деталям, важно понять основные элементы корпоративной политики в сфере путешествий.
Самая важная часть политики командировок — это четкое определение расходов, которые покрываются компанией, включая конкретные суммы в гривнах, а также расходов, которые не подлежат компенсации сотруднику. Рассмотрим основные услуги, которыми пользуются сотрудники компаний во время деловых поездок.
Авиаперелеты для корпоративных поездок
В этом разделе необходимо точно указать, сколько сотрудники могут потратить на авиабилеты. Какой класс перелета разрешен — эконом или бизнес? Также следует определить, могут ли сотрудники пользоваться VIP-услугами в аэропортах и оплачивать питание на борту самолета за счет компании.
Отели для корпоративных компаний
Стоимость проживания в отеле зависит от его расположения, уровня сервиса, загрузки и сезона. Определите для сотрудников допустимый бюджет на проживание и список отелей, в которых они могут останавливаться. Также важно указать, имеют ли сотрудники право пользоваться услугами прачечной, обслуживанием в номере и мини-баром за счет компании. Не забывайте запрашивать чеки за дополнительные услуги для предоставления отчетности финансовому отделу компании.
Суточные на питание
Часто корпоративные компании выделяют определенную сумму на питание и дополнительные расходы, которую в повседневной практике называют суточными. Размер суточных зависит от города, уровня отеля и других факторов. Компания также может самостоятельно определить, какую сумму расходов она готова покрывать для своих сотрудников.
Наземный транспорт для корпоративных компаний
Транспортные услуги играют важную роль в командировках. Ведь пунктуальность и своевременное прибытие на деловые встречи с партнерами компании имеют большое значение. Необходимо определить, будут ли сотрудники пользоваться такси или арендовать автомобиль, либо оставить этот выбор на их усмотрение. Не забывайте сохранять чеки или скриншоты с указанием стоимости поездки.
Международные поездки для корпоративных компаний
Международные поездки связаны с дополнительными сложностями. Когда сотрудники выезжают за границу, могут потребоваться визы, вакцинация и другие документы. Убедитесь, что сотрудники понимают, какие документы необходимы для международных поездок, и рекомендуйте оформлять их заранее. В корпоративной политике следует указать, какие из этих услуг оплачивает компания, а также объяснить сотрудникам порядок оплаты таких расходов.
После создания корпоративной политики командировок убедитесь, что сотрудники знают о её существовании, понимают её содержание и знают, где получить доступ к документу.
Если у вас возникли сложности с разработкой политики корпоративных поездок, обратитесь к оператору делового туризма All Travel Group. Мы знаем, как помочь вам и ускорить этот трудоемкий процесс.