Организация многодневного тренинга по вопросам предотвращения гендерно обусловленного насилия
25
Гостей
4
дня
Задача клиента
Перед агентством стояла задача комплексной организации четырехдневного тренинга на тему: «Работа с подростками мужского пола как подход к предотвращению гендерно обусловленного насилия». Главный запрос заказчика заключался в построении бесперебойного операционного и логистического цикла «под ключ» для профильных специалистов из разных регионов Украины и представителей иностранной делегации. Проект требовал полной синхронизации процессов: от индивидуального размещения и администрирования специализированного меню до полного технического сопровождения обучения с интеграцией квалифицированного перевода.
Организация мероприятия
Для реализации проекта агентство привлекло современную конференц-площадку «Леонардо Хол» площадью 300 м², что позволило обеспечить необходимую дистанцию и эргономику для длительной работы. Организационные решения включали:
- Размещение: бронирование одноместных стандартных номеров с включенными завтраками в отеле «Ibis» для обеспечения комфортного отдыха региональных участников.
- Конференц-сервис: полная аренда зала, моделирование расстановки мебели под учебные сессии, материально-техническое обеспечение участников необходимой канцелярией и раздаточными материалами.
- Языковое сопровождение: привлечение профессионального лингвиста для последовательного перевода на протяжении всех четырех дней мероприятия, что обеспечило полноценную коммуникацию с международными делегатами.
- Администрирование кейтеринга: организация ежедневных комплексных обедов и двух ежедневных кофе-пауз с ассортиментом десертов и закусок, меню которых полностью учитывало индивидуальные особенности питания каждого гостя.
Особенности и вызовы проекта
Экспертиза агентства проявилась в способности оперативно адаптировать параметры мероприятия под динамичные запросы клиента непосредственно в процессе реализации:
- Динамичный менеджмент группы: количество участников постоянно менялось непосредственно перед началом и на первых этапах тренинга. Проектный менеджер агентства корректировал объемы заказов, логистику рассадки и техническую настройку рабочих мест в режиме реального времени. Все изменения были внедрены незаметно для аудитории, без создания организационных пауз.
- Гибкость кейтерингового регламента: в последний день тренинга заказчик изменил тайминг программы — мероприятие завершалось раньше запланированного (в 15:00), чтобы региональные специалисты успели на транспорт. За несколько часов до дедлайна агентство реорганизовало график питания: две кофе-паузы были объединены в одну, а ресторан оперативно переформатировал выдачу питания в контейнеры (формат takeaway), что позволило участникам пообедать непосредственно в дороге.
Результат
Четырехдневный тренинг реализован в полном объеме и в соответствии с обновленным графиком заказчика. Комплексная координация всех блоков (от размещения и технического оснащения до кейтеринга) позволила клиенту полностью сосредоточиться на содержательной и аналитической части обучения. Партнеры отметили высокую адаптивность организационной команды и качество работы привлеченных подрядчиков.
Услуги в этом кейсе
Больше кейсов
Многодневный учебный тренинг в Киеве стал успешным примером оперативного B2B-менеджмента и гибкого конференц-сервиса нашего агентства. На базе зала «Леонардо Холл» в БЦ «Леонардо» было развернуто полное техническое обеспечение, материально-техническое сопровождение и предоставлены услуги последовательного перевода для иностранной делегации. Организация длительного проживания в отеле «Ibis» и адаптация формата питания под тайминг клиента позволили провести это официальное мероприятие на высоком профессиональном уровне.