При тщательном планировании и исследовании вы обнаружите, что можете достаточно близко приблизиться к идеальному бюджету деловых поездок и мероприятий для вашей компании. Ниже указаны 6 шагов, которые помогут вам рассчитать бюджет на командировки для вашей компании.
Создать политику в отношении деловых поездок
Если у вас еще нет четкой письменной политики в отношении поездок, создание ее – ваш первый шаг на пути к формированию бюджета бизнес поездок. Идея не в том, чтобы ограничивать сотрудников жестким набором правил. Политика в отношении командировок должна помочь вам подготовиться к непредсказуемым событиям и обеспечить последовательность действий для ваших командировочных сотрудников. Четкий набор правил в отношении командировок предотвратят путаницу и перерасход бюджета.
Несколько советов о том, что включить в политику деловых поездок:
Насколько заранее следует бронировать поездку? Чем раньше, тем лучше, так как вы сможете воспользоваться более низкими тарифами на перелеты, а также скидками на раннее бронирование места на конференции или выставке.
С какими поставщиками сотрудничать? Проведите тендер для выбора поставщика услуг делового туризма, чтобы воспользоваться более низкими ценами и всеми преимуществами работы с крупным оператором делового туризма. Экономия финансов и времени, специальные тарифы на проживание в отелях по Украине и за рубежом, безопасность ваших сотрудников, удобная форма сотрудничества – далеко не весь перечень преимуществ.
Что входит в суточные путешественника? Еда, конечно. А как насчет алкоголя? Утренний кофе? Развлечения для потенциальных клиентов? Совместные поездки?
Какие покупки не возмещаются? Химчистка? Парковочные талоны? Составьте четкий список одобренных и неутвержденных покупок, чтобы гарантировать согласованность возмещения расходов.
Как подаются отчеты о расходах? Как долго путешественники должны сдавать отчеты о расходах? Когда они получат компенсацию?
Если у вас будет четкая политика в отношении командировок, вам будет проще выявлять отклонения от нее и определять, на что утекает ваш бюджет. Кроме того, вы сможете выполнять свою работу более эффективно.
Посмотрите календарь предстоящих деловых поездок
Самое простое путешествие – это ежегодные мероприятия. Есть ли какие-нибудь конференции, выставки, тренинги или собрания акционеров, на которые вы ежегодно отправляете людей? Для начала начните их планирование.
Вы также можете узнать, планирует ли руководство бизнес поездки по Украине или за рубеж. Возможно, один из начальников планирует отправить весь отдел продаж на специальный обучающий семинар. Убедитесь, что вы знаете обо всех возможных деловых поездках руководства или сотрудников вашей компании.
Постарайтесь установить, сколько будет стоить каждая из этих поездок на человека. Посмотрите прошлые данные, чтобы узнать, сколько стоила конференция в прошлом году. Кроме того, не забудьте узнать, что еще происходит в городе на этой неделе. Если ваша ежегодная выставка совпадает с большим музыкальным фестивалем, цены на авиабилеты и отели могут быть завышены. Вам также нужно это предусмотреть.
Конечно, спланировать поездки, о которых вы знаете, — самая простая часть. Как спланировать поездки информацию, о которых вы еще не знаете?
Посмотрите на прошлые командировочные расходы
Чтобы понять, насколько поездки являются спонтанными, а не заранее запланированными, взгляните на данные за прошлый год. Сколько из того, что было потрачено в прошлом году, было потрачено на регулярные конференции и выставки? Сколько было командировок и непредвиденных поездок?
Попробуйте разделить прошлогодние командировочные расходы на сегменты. Возможно, это были 30% запланированных мероприятий и тренингов, 40% командировок и 30% поездок в последнюю минуту. Поскольку вы уже оценили эти «запланированные поездки», вы можете использовать разбивку за прошлый год, чтобы попытаться спрогнозировать общий бюджет на этот год.
В рамках вашей политики в отношении командировок у вас должен быть доступный способ просмотра данных о командировочных расходах. Используйте эту информацию, чтобы копнуть глубже и установить базовую стоимость на человека для различных типов путешествий. Конференции, встречи с клиентами, командировки – все это может потребовать разных затрат.
Обдумайте будущие цели
Анализ прошлых данных о командировках – отличный способ приблизиться к разумной цифре, но то, что компания потратила X грн. на поездки в прошлом году, не означает, что вы хотите потратить X грн. в этом году.
Если команда прилагает согласованные усилия для открытия множества новых бизнесов в первом квартале, вам может потребоваться увеличить долю продаж в вашем бюджете. Нужно ли в таком случае увеличивать весь бюджет?
Убедитесь, что у вас есть четкое представление о целях компании, которые вы можете рассмотреть, прежде чем предлагать окончательный бюджет руководству.
Контролируйте командировочные расходы
Бюджет – это здорово, но не так уж и здорово, если вы его пересмотрите только в первой половине года. Как туристический менеджер, вы должны контролировать свои расходы. Это часто может означать, что вам придется вести переговоры с остальной частью вашей команды.
Менеджер А хочет отправить своего лучшего продавца в Дубай на большую дорогостоящую конференцию, которая может привести к заключению крупного контракта. Но менеджер B хочет отправить трех новых сотрудников отдела в другой город на обучение. Руководство рассматривает обе поездки, но в бюджете есть место только на одну.
Столкнувшись с вашими бюджетными ограничениями, может оказаться, что обучение можно отложить до следующего квартала. Если дела пойдут хорошо, может быть, руководство решит, что обе поездки достаточно важны, и подпишет дополнительные расходы. В любом случае вы будете знать, что сделали все возможное, чтобы защитить свой бюджет.
Оговорите бюджет на непредвиденные обстоятельства
Если ваша компания позволяет это, постарайтесь предусмотреть небольшой непредвиденный бюджет. Это будет только для срочных поездок, которых нельзя избежать. Это не означает, что сотрудники могут перерасходовать средства или позволить вам неэффективно управлять своими расходами. Это отдельная строка, зарезервированная специально для экстренных случаев.
Сначала может показаться, что у вас много работы, но если у вас есть солидный бюджет на деловые поездки, это сделает остаток вашего года намного более расслабленным. Вы сможете использовать его в качестве руководства, чтобы давать полезные рекомендации остальной части вашей команды при определении приоритетов и целей на будущее компании.
