Не знаете, как управлять деловыми поездками? Ознакомьтесь c советами All Travel Group, чтобы узнать, как оптимизировать процесс.
Успешное управление деловой поездкой зависит от трех вещей:
- Контроль командировочных расходов.
- Обеспечение путешествующих сотрудников ресурсами и инструментами, необходимыми для выполнения своей работы и получения положительного опыта.
- Сведение к минимуму административных барьеров для повседневной эффективности и финансового анализа после поездки.
Для малых и средних компаний, которые зависят от деловых поездок для развития своей организации, управление поездками может показаться непосильной задачей. Агентство деловых поездок All Travel Group предлагает советы, которые помогут вам собрать все это воедино без проблем и с минимальными затратами.
В отличие от личных поездок, командировки должны быть эффективными и продуктивными. Всегда есть повестка дня, потому что у каждой поездки есть конкретная цель, будь то закрытие крупной сделки, создание основы для будущего бизнеса или содействие развитию сотрудников. Каждая поездка должна соответствовать принципам корпоративной политики в отношении поездок, чтобы не выходить за рамки бюджета командировки.
Компании обязаны заботиться о защите и поддержке сотрудников, пока они уезжают по делам. Это включает в себя поддержание связи с деловыми путешественниками и оказание им помощи в случае, если что-то пойдет не так.
Планирование деловой поездки
Одним из наиболее ценных советов по деловой поездке является планирование заранее. Заблаговременное планирование позволяет избежать дорогостоящих бронирований в последнюю минуту и снижает риск отсутствия номера в желаемом отеле.
Ознакомьтесь с корпоративной политикой в отношении поездок, чтобы быть уверенным, что вы знаете, какие расходы подлежат возмещению, а какие – ваши собственные. Используйте предпочитаемый компанией способ бронирования, чтобы получить доступ к наиболее удобным рейсам и проживанию в рамках бюджета.
Изучите пункт назначения заранее, если вы не часто по нему путешествуете. Ищите рестораны поблизости, чтобы иметь представление о том, где поесть, прежде чем погрузиться в работу. Составьте контрольный список вещей, связанных с бизнесом, которые вы не хотите забывать: телефон, ноутбук, зарядные устройства, документы для встреч и т. д. Присылайте любые объемные материалы заранее, чтобы избавиться от хлопот, связанных с их транспортировкой самостоятельно.
Самые простые способы бронирования деловых поездок
Есть несколько ключевых решений для управления деловыми поездками. Типичный вариант по умолчанию – разрешить сотрудникам самостоятельно бронировать самолет, гостиницу и арендуемый автомобиль, используя стандартные веб-сайты потребителей или напрямую в отелях и авиакомпаниях. Хотя это может показаться наиболее простым вариантом, неуправляемые поездки на самом деле приводят к большим расходам, как времени, так и денег.
Другой вариант – сотрудничество с агентством делового туризма для обработки заказов. Использование компании по организации путешествий снимает с плеч ваших сотрудников время и усилия, затрачиваемые на поиск и бронирование необходимых услуг. Также вы сможете контролировать расходы на командировки и получать ежемесячные отчеты. Бронировать все необходимые услуги у одного поставщика, а именно: отели, авиа, ж/д и автобусные билеты, трансфер, комнаты для переговоров, vip услуги в аэропортах и другие сервисы, связанные с обслуживанием деловых поездок.
Не забывайте регулярно проверять своих деловых путешественников и менеджеров по путешествиям, чтобы узнать, что им нужно. Мир путешествий быстро меняется, и компании тоже. Регулярное обновление вашей политики и процедур в отношении поездок гарантирует, что системы будут оптимизированы, просты и обеспечат положительный опыт для всех.
Если у вас остались вопросы или нужна бесплатная консультация по управлению командировками вашей компании звоните нам в All Travel Group, будем рады ответить на ваши вопросы.
