Управління подорожами — це спеціалізація, яка базується на організації корпоративних поїздок, відстеженні ваших витрат на подорожі та розробці комплексної стратегії подорожей. Як дисципліна, вона має на меті допомогти підприємствам та їхнім співробітникам оптимізувати спосіб вирішення своїх потреб у подорожах або відрядженнях.
Які переваги менеджменту ділових поїздок для компаній?
Основною перевагою управління подорожами є можливість скоротити витрати, пов’язані з подорожами. Це може включати все, починаючи від авіаквитків, закінчуючи тарифами на номери в готелях і туристичною страховкою. Як правило, компанії по управлінню бізнес подорожами, такі як All Travel Group, мають контакти в галузі та достатньо досвіду, щоб знайти або домовитися про найкращі пропозиції.
Передаючи відповідальність за це спеціальному менеджеру з бізнес подорожей або команді з управління подорожами, окремі співробітники компаній можуть витрачати набагато більше часу на виконання основних повсякденних завдань і менше часу на планування поїздок.
Після створення стратегії подорожей компанії, які пропонують послуги з управління бізнес поїздками, також можуть допомогти вам постійно вдосконалювати цю стратегію, повідомляючи про витрати на ділові поїздки та пропонуючи корисні зміни. Компанія з управління бізнес поїздками All Travel Group має понад восьми років вдосконалює ділові подорожі таким відомим компаніям, як: Ашан, Дата Груп, Пепсі, Спортмастер та багато іншим.
Внутрішні агенти проти зовнішніх агентів з бронювання послуг
Існують два основних підходи, які підприємства можуть застосувати: керувати поїздками власними силами або передати їх на аутсорсинг зовнішньому агентству. В статті нижче розглянемо ці два підходи з управління бізнес поїздками більш детально:
Внутрішній агент
Використання власного агента для цілей управління поїздками означає, що відповідальність за управління стратегією подорожей лежить на вашому власному бізнесі. Ви наймете співробітника спеціально для цієї ролі.
З точки зору переваг, це дозволяє вам легше перевіряти роботу агента та уникнути сплати комісії, яку вимагатиме зовнішній агент. З іншого боку, вам потрібно найняти співробітника з досвідом роботи у цій сфері та налогодити співпрацю з усіма постачальниками послуг.
Зовнішні корпоративні агентства
Альтернативою є робота із зовнішнім корпоративним агентством з управління подорожами, таким як All Travel Group. Це означає передачу відповідальності за управління подорожами на аутсорсинг іншому підприємству, що має багатовіковий досвід у цій сфері. Ви не найматимете людину, яка керує вашою стратегією подорожей, але ви будете платити агентству з управління подорожами певну комісію за бронювання послуг.
Переваги цього підходу включають звільнення ваших власних співробітників для інших справ і отримання експертної думки від компанії, яка зосереджується виключно на управлінні подорожами. Також ви отримуєте спеціальні тарифи. В статті нижче ми більш детально розглянемо обов’язки, які повинні виконувати агентства з управління подорожами.
Які завдання агента з управління подорожами?
Агентство з управління подорожами на аутсорсингу виконує певні обов’язки та функції задля створення комфортних відряджень для ваших співробітників. Нижче описано деякі з найважливіших функцій:
Планування подорожей
На базовому рівні ділові поїздки потрібно планувати заздалегідь. Це передбачає, серед іншого, вибір дат для поїздки, визначення найкращого часу для перельотів, найкращого місця для проживання, необхідність трансферу тощо.
Залишивши планування подорожей у вмілих руках компанії з управління подорожами, це допоможе гарантувати, що нічого не буде забуто. Адже їхні глибинні знання галузі бізнес туризму є неоціненними.
Переговори
Значна частина управління корпоративними відрядженнями включає організацію ділових подорожей за спеціальними тарифами. Для цього, ймовірно, знадобляться переговори з різними постачальниками.
Компанії з управління туристичними послугами ідеально підготовлені для виконання цієї задачі, оскільки їхні співробітники мають досвід у переговорах. Крім того, вони мають безліч підписаних договорів з різними готелями та підрядниками туристичних послуг, що дозволяє їм отримати спеціальні тарифи, які інакше могли б бути недоступними для вас.
Організація проживання
Іншим ключовим обов’язком при організації подорожей є організація відповідного житла для ділових мандрівників. Це означає перегляд усіх доступних варіантів, з необхідним розміром ліжка, наявністю сніданків та спільним проживанням. Ви також можете забронювати потрібну кількість номерів, на необхідну кількість днів, за спеціальною ціною.
Транспорт
Перевезення є важливою частиною планування відрядження, і хороша компанія з управління подорожами може допомогти вам, задовольнивши всі ваші потреби в перевезенні заздалегідь. Це може включати такі речі, як бронювання авіаквитків, оренда автомобіля, організація трансферів до аеропорту, придбання квитків на потяг чи автобус.
Оптимізація стратегії корпоративних подорожей вимагає, щоб усі ці речі були організовані заздалегідь, за найкращою ціною, водночас гарантуючи, що всі ділові мандрівники доберуться туди, куди їм потрібно бути вчасно.
Планування зустрічей та заходів
Як правило, ділові подорожі будуть зосереджені на відвідуванні зустрічей або ділових заходів, і для організації цього потрібно виконати багато роботи. Якщо ж ви вирішили організувати бізнес-захід з кейтерингом та проживанням у готелі, процес планування стає ще складнішим. У будь-якому випадку, якісні послуги, які надає агентство з управління діловими подорожами All Travel Group також включають планування та організацію заходів.
Керуйте витратами на відрядження
Нарешті, управління витратами на відрядження, мабуть, є основною частиною роботи, і професійне агентство з управління діловими подорожами, таке як All Travel Group буде набагато краще підготовлене для цього, ніж ті, хто не мають реального досвіду роботи в цій сфері. Дійсно, хороші агентства допоможуть вам спростити витрати, щоб проживання та додаткові витрати підпадали під виділений бюджет.
Співпраця з професійною компанією також може допомогти вам керувати фінансами вашої компанії. Консолідовані фінансові звіти, які надає агентство з управління діловими подорожами кожного місяця, полегшують аналіз витрат на ділові подорожі.
Корпоративні подорожі є ключовим компонентом ведення сучасного бізнесу і, поряд із зарплатою та витратами на маркетинг, також є одними з найбільших витрат. З цієї причини вкрай важливо, щоб ви отримували найкраще співвідношення ціни і якості. Керування подорожами може допомогти в цьому, а також забезпечить належне оброблення всіх логістичних елементів, які пов’язані з відрядженнями. Якщо у вас залишились до нас питання, телефонуйте за номером +38(044) 245-41-41 або пишіть запит на пошту info@altg.com.ua.
