Проведення ділової конференції – це гарний спосіб об’єднати людей у своїй організації чи профільній галузі, поділитися ідеями та визначити про нові тенденції на ринку. Це змога передати передовий досвід, побудувавши стосунки між однодумцями. Організація конференції є складною справою, яка може включати місяці підготовки, щоб забезпечити успіх заходу.
Багато компаній у своїй діяльності стикаються з необхідністю організації ділових заходів різного рівня. Це може бути закритий круглий стіл, галузева конференція чи навіть великий міжнародний симпозіум. Потреба продиктована різними причинами: від маркетингових завдань щодо просування товарів на вузькоспеціалізованому ринку до бажання об’єднати професіоналів галузі для досягнення спільних цілей.
Оператор ділового туризму All Travel Group має досвід з організації конференцій та підготувала декілька порад для компаній, які в майбутньому планують провести захід.
Визначте потреби аудиторії
Ви детально проаналізували свої внутрішні бізнес-завдання і дійшли висновку, що найкраще рішення – організувати конференцію. Однак, оскільки будь-який подібний захід передбачає участь у ньому не тільки вас, якою б актуальною не здавалася тема, спочатку потрібно переконатися, чи цікава вона тим, кого ви хочете запросити.
Треба зрозуміти, наскільки свіжа ідея, чи близька людям проблематика, яку ви хочете розкрити. І головне, наскільки глибоко вони вже розглядали запропоновану вами тему на минулих заходах, і що нового ви маєте сказати: останні тенденції, статистика, глибока аналітика, тематичні дослідження та багато іншого. Іншими словами, спочатку переконайтеся, що є попит і відповідна пропозиція. Для початку ви можете почати з опитування в соціальних мережах або електронною поштою. Таким чином, ви отримаєте інформацію про теми, які цікавлять ваших колег, зможете скорегувати порядок денний і отримати пропозиції від колег. Найкраща подія – це та, на якій люди хочуть бути, а не повинні.
Деталі – це все або майже все
Пам’ятайте, який би захід ви не організували, певний відсоток аудиторії становитимуть люди, які відвідують конференції частіше, ніж власне місце роботи. Тому важливий як сам зміст, так і організація заходу на всіх його рівнях. Професіонали помічають абсолютно все і мають можливість порівнювати події різного рівня. Тому так важливо заздалегідь подбати про кожну деталь: від реєстрації учасників з чітким інструктажем співробітників, повного списку акредитації та якісного друку до перевірки кожного із залучених залів на наявність техніки, дотримання порядку денного, і т. д. Будь-яка непродумана дрібниця може зіпсувати враження від усього заходу. З цього моменту логічно випливає наступне.
Довірте організацію професіоналам
Якщо у вас немає відділу маркетингу з спеціалізавоною командою по організації конференцій та інших заходів, то вам варто передати планування та реалізацію в руки професіоналів. Робота з контентом та спікерами, складання програми, переговори з місцем проведення, організація харчування, технічне оснащення, монтажні роботи, розробка та виготовлення необхідних поліграфічних, аудіо та відео матеріалів, запрошення та реєстрація учасників, управління потоками слухачів та багато іншого – це все налагоджені процеси, якими повинні керувати професіонали.
Завдання організаторів конференцій – спланувати та розподілити зони відповідальності та дати якісний результат замовнику на виході. Агентство з ділового туризму All Travel Group пропонує свої послуги з планування та організації конференцій, наші менеджери мають багатовіковий досвід роботи у цій сфері. Цікавлять деталі? Звертайтесь до нас за номером телефону +38(044) 245-41-41 або пишіть запит на пошту info@altg.com.ua.
