Политика корпоративных командировок — это набор руководящих принципов, помогающих сотрудникам принимать разумные решения при планировании командировок. Политика корпоративных поездок может удерживать деловых путешественников в рамках определенного бюджета на их перелет, проживание и питание. Финансовому отделу такая политика помогает составлять бюджет и прогнозировать ежемесячные и годовые командировочные расходы вашей компании.

Агентство делового туризма All Travel Group разрабатывает рабочую политику корпоративных командировок для новых и постоянных клиентов. Предлагаем рассмотреть ее основы.

Шаблонная политика корпоративных поездок не подходит для всех компаний. Прежде всего,  вам нужно будет принять во внимание конкретные аспекты вашей компании, такие как количество командировочных сотрудников, частота поездок,  предпочтения сотрудников и размер бюджета. Прежде чем перейти к индивидуальным деталям, важно понять основные элементы корпоративной политики в отношении поездок.

Самая важная часть политики в отношении командировок – это ясность в отношении того, какие расходы покрываются, включая конкретные суммы в гривнах, а какие не подлежат возмещению. Предлагаем вам изучить список услуг, которыми пользуются сотрудники компаний в командировках.

Авиарейсы для корпоративных путешествий

Здесь вам нужно точно указать, сколько сотрудники могут потратить на перелеты. Какой класс они должны покупать – эконом или первый? Также уточните, могут ли сотрудники вашей  компании пользоваться вип-услугами в аэропортах и покупать питание на борту самолета за счет компании.

Гостиницы для корпоративных компаний

Стоимость отеля зависит от местоположения, удобств, загрузки и времени года. Определите для своих сотрудников бюджеты на проживание и целевые сети отелей, в которых они могут проживать. Также уточните, смогут ли сотрудники вашей компании пользоваться услугами прачечной, сервисом в номерах и мини-баром за счет компании? Важно не забывать просить чеки за дополнительные услуги для отчетности перед финансовым отделом компании.

Суточные на питание

Очень часто многие корпоративные компании выделают на питание и дополнительные расходы определенную сумму денег, которая в народе называется – суточные. Суточные на питание зависят от города, уровня отеля и других факторов. Вы также можете в некоторой степени контролировать, что и сколько вы хотите покрыть для своих сотрудников.

Наземный транспорт

Транспортные услуги играют немаловажную роль в качестве командировки. Ведь очень важно быть пунктуальным и приезжать вовремя на деловые встречи с партнерами компании. Вам нужно определиться, будут ли ваши сотрудники использовать такси или брать автомобиль в аренду? Или вы оставляете это на их усмотрение? Помните о чеках или скриншотах, где видна сумма поездки.

Международное путешествие для корпоративных компаний

Международные путешествия сопряжены с некоторыми дополнительными сложностями. Когда сотрудники выезжают за границу, вам, возможно, придется иметь дело с визами и вакцинацией. Убедитесь, что сотрудники понимают, какие документы им понадобятся для международных поездок, и просите оформлять их раньше. В вашей политике следует указать, за какие из этих требований компания будет платить, и проинструктировать сотрудников, как оплачивать эти расходы.

После того, как вы создали корпоративную политику в отношении командировок, убедитесь, что сотрудники знают о ее существовании, знают, что это такое и как к ней получить доступ. Если у вас возникли трудности в создании политики корпоративных командировок, обращайтесь в Агентство делового туризма All Travel Group, мы знаем, как вам помочь и ускорить этот трудоемкий процесс.