Тревел-политика (Travel policy) компании является ключевым инструментом, который позволяет уменьшить затраты на деловые поездки и делать бизнес-путешествия более эффективными.

Для усовершенствования это инструмента необходимо провести ряд мероприятий. Во-первых, необходимо определить, что именно нужно сделать: сократить расходы, позаботится о безопасности сотрудников, подобрать наиболее удобный режим работы? Проведите опрос среди отделов (отдел финансов, служба безопасности, HR и других). Необходимо выявить потенциал сотрудников, задуматься о безопасности, защите данных.

Проанализируйте информацию о поездках. Выясните, в каких аспектах возможна экономия средств без ущерба корпоративной стратегии путешествий, и продемонстрируйте свою программу руководству. Не забывайте регулярно называть цифры, которые покажут эффективность Вашего варианта экономии.

Изучите финансовые отчеты командированных работников. Это поможет оптимизировать расходы. Например, сотрудник может выбрать гостиницу дороже, чем рекомендованные организацией, но расположение отеля поможет сократить дополнительные расходы (такси до места назначения). Возможно, предпочтительнее выбрать гостиницу, которая предоставляет комплексное проживание. За небольшую доплату вы можете получить полноценное питание, бесперебойный доступ к Интернет-ресурсам,  трансфер от вокзала и прочее.

Эффективным методом улучшения тревел-политики является привлечение тревел-агентств к организации командировок и других мероприятий. Агентства делового туризма специализируются исключительно на предоставлении услуг бизнес путешествий. Они помогут Вам грамотно и результативно организовать деловые поездки в соответствии с Вашими потребностями и ресурсами.

Не стоит забывать и непосредственно о сотруднике. Постарайтесь выяснить, какие условия помогут ему работать результативнее. Вам нужно будет решить, что лучше скорректировать: поведение бизнес-путешественника или какие-то аспекты в тревел-политике.

Будьте про-активными! Рассказывайте сотрудникам о корпоративной политике в рамках командировки, каналах бронирования с помощью различных средств. Проводите состязания и поощряйте победителей для повышения уровня управления командировками. Вы будете приятно удивлены, как, при правильной мотивации и полном информировании, сотрудники внимательно будут следовать внутренним правилам по деловым путешествиям и более того, сами предлагать варианты повышения эффективности их командировок, так как именно они на практике проверяют все, приписанные компанией, рекомендации.

И самое главное: компания должна максимально обезопасить сотрудников в поездке, а бизнес-путешественники, в свою очередь, выполнять внутренние правила организации.

Для разработки индивидуальной тревел-политики Вашей компании свяжитесь с нашим корпоративным отделом. Мы проанализируем все необходимые аспекты поездок ваших сотрудников и предложим комплекс правил и рекомендаций.