Якщо ретельно планувати й досліджувати, ви переконаєтесь, що можете досить точно наблизитися до ідеального бюджету ділових поїздок та заходів для вашої компанії. Нижче наведено 6 кроків, які допоможуть вам розрахувати бюджет на відрядження для вашої компанії.
Створіть політику щодо ділових поїздок
Якщо у вас ще немає чіткої письмової політики щодо відряджень, створення її — ваш перший крок на шляху до формування бюджету на бізнес-поїздки. Йдеться не про жорсткі обмеження для співробітників, а про системний підхід, який допоможе підготуватися до непередбачуваних ситуацій та забезпечити узгодженість дій для тих, хто виїжджає у відрядження. Чіткі правила для відряджень допоможуть уникнути плутанини і перевитрат.
Декілька порад, що слід включити до політики ділових відряджень:
Коли слід бронювати поїздку? Чим раніше, тим краще — так ви скористаєтесь нижчими тарифами на авіаперельоти та знижками на раннє бронювання місця на конференції чи виставці.
З якими постачальниками працювати? Проведіть тендер для вибору партнера з організації ділових поїздок — це дасть змогу отримати нижчі ціни та всі переваги співпраці з великим оператором. Економія грошей та часу, спецтарифи на проживання у готелях по Україні й за кордоном, безпека співробітників, зручність співпраці — це далеко не весь перелік плюсів.
Що входить у добові? Їжа — звісно. А як щодо алкоголю? Ранкової кави? Розваг для потенційних клієнтів? Спільних поїздок?
Які витрати не компенсуються? Хімчистка? Паркування? Створіть чіткий перелік затверджених і не рекомендованих витрат, щоб гарантувати узгодженість компенсації.
Як подаються звіти про витрати? Як швидко співробітники повинні подавати звіти? Коли вони отримають компенсацію?
Маючи чітку політику відряджень, вам буде простіше виявити відхилення й визначати, куди йде бюджет. Крім того, це підвищить ефективність вашої роботи.
Перегляньте календар майбутніх відряджень
Найлегші для планування поїздки — це ті, що повторюються щороку. Є щорічні конференції, виставки, тренінги чи збори акціонерів, куди ви відправляєте людей? Почніть планування саме з них.
Дізнайтеся, чи планує керівництво бізнес-подорожі по Україні або за кордон. Можливо, хтось із керівників планує надіслати у відрядження весь відділ продажу на особливий навчальний семінар. Переконайтесь, що знаєте про всі можливі поїздки керівництва або співробітників.
Встановіть, скільки коштуватиме кожна з цих поїздок для однієї людини. Перегляньте минулорічні дані — скільки коштувала конференція раніше. Також перевірте, що ще відбувається у місті в той період. Якщо ваша виставка збігається з великим фестивалем, ціни на квитки і готелі можуть бути завищені — це теж слід врахувати.
Звісно, планувати поїздки, про які вже знаєте, найлегше. А як спланувати відрядження, про які ще не відомо?
Проаналізуйте попередні витрати на відрядження
Щоб зрозуміти, наскільки поїздки є спонтанними або навпаки — запланованими, подивіться на дані за минулий рік. Скільки з витрат було на регулярні конференції й виставки? Скільки на відрядження і непередбачені поїздки?
Спробуйте розділити витрати минулого року на сегменти: можливо, це були 30% запланованих заходів і тренінгів, 40% – відряджень і 30% – поїздок в останню хвилину. Оцінивши ці “заплановані поїздки”, використайте цю структуру, щоб спрогнозувати бюджет на поточний рік.
У межах політики відряджень у вас має бути доступний спосіб перегляду даних про витрати. Використовуйте ці дані для глибшого аналізу і встановлення базової вартості для різних видів поїздок. Конференції, зустрічі з клієнтами, відрядження — усе це може вимагати різних затрат.
Подумайте про майбутні цілі
Аналіз попередніх витрат — гарний спосіб наблизитися до реальної суми, проте те, що компанія витратила X грн на поїздки минулого року, ще не означає, що варто витратити X грн цього.
Якщо команда взялася відкривати нові бізнес-напрями у першому кварталі, можливо, варто збільшити частку продажів у бюджеті. Чи потрібно підвищувати весь бюджет?
Переконайтесь, що у вас є чітке уявлення про цілі компанії, перш ніж пропонувати остаточний бюджет керівництву.
Контролюйте витрати на відрядження
Бюджет — це добре, але користі буде мало, якщо переглядаєте його лише раз на рік. Як тревел-менеджер, ви маєте контролювати витрати. Це часто означає, що доведеться вести переговори із колегами.
Менеджер А хоче відправити найкращого продавця до Дубаю на дороге велике конференцію, що може принести великий контракт. Менеджер B — трьох нових співробітників в інше місто на навчання. Керівництво розглядає обидві поїздки, але в бюджеті є місце лише для однієї.
Зіткнувшись із бюджетними обмеженнями, можливо, навчання можна перенести на наступний квартал. Якщо справи підуть добре, може й обидві поїздки будуть визнані достатньо важливими, і керівництво підпише додаткові витрати. В будь-якому разі ви знатимете, що зробили усе можливе для захисту бюджету.
Передбачте бюджет на непередбачувані ситуації
Якщо компанія це дозволяє, створіть невеликий резервний бюджет — лише для термінових поїздок, яких не уникнути. Це не означає, що хтось може витрачати більше або дозволити неефективне управління витратами — це окрема стаття лише на екстрені випадки.
Спочатку здається, що роботи багато, але якщо у вас є надійний бюджет на ділові поїздки — все подальше буде значно простішим. Ви зможете використовувати його як орієнтир для порад і пріоритетів команди у плануванні та розвитку компанії.