Перспектива деловых поездок по Украине или за рубежом для многих является наиболее привлекательной частью работы. Однако, в отличие от поездок в свободное время, где вы можете позволить себе быть гибкими в своем графике, командировка должна быть спланирована четко и заранее. Ошибки в планировании и организации поездок могут быть очень дорогостоящими не только для путешествующих, но и для их компаний.

При этом многие из проблем, с которыми вы можете столкнуться в командировке, довольно распространены и могут быть смягчены с помощью некоторого планирования. На самом деле, существует довольно много инструментов и методов, которые сделают вашу следующую командировку максимально комфортной.

Вот четыре общих вопроса, с которыми вы, вероятно, столкнетесь при планировании следующих  деловых поездок.

Получите четкое представление о вашей поездке.

Чтобы избежать непредвиденных инцидентов в будущем, вы должны начать подготовку к командировке, как только она будет назначена руководством компании.

Важно отметить, что планы деловых поездок должны соответствовать бизнес-целям компании. Если ваша поездка требует нескольких встреч, то лучше убедиться, что они запланированы таким образом, чтобы у вас было достаточно времени на передвижение и подготовку к следующей бизнес встрече. В идеале места, где вы решаете встретиться с деловыми партнерами, должны быть легко доступны для вас обоих.

Отслеживайте ваши расходы.

Прежде чем начать планирование деловых поездок, убедитесь, что вы уточнили, какова политика вашей компании в отношении командировочных расходов. Многие компании возмещают общие транспортные расходы, такие как: билеты, проживание в гостинице, питание и трансфер. Вы можете обсудить эту информацию заранее  со своим менеджером, чтобы понять, какие расходы покрывает компания.

Ваша компания могла бы также сотрудничать с агентством делового туризма, чтобы сократить расходы на командировки. Вы можете запросить список необходимых услуг у All Travel Group, чтобы получить лучшее предложение.

Управляйте своими встречами в командировке.

Планирование встреч во время деловых поездок может быть одновременно и очень сложным и очень быстрым, особенно если вы используете Excel, электронную почту или ежедневник.

Поскольку есть много вещей, которые нужно помнить, когда вы отправляетесь в путешествие, подумайте об использовании контрольного списка деловых встреч, чтобы помочь вам следить за ходом событий.

Кроме того, вы также можете использовать приложения для планирования встреч, чтобы обеспечить бесперебойную работу. В то время как простой старый Календарь Google здесь отлично подойдет, опытные пользователи могут захотеть взглянуть на Calendly и Gigabook, чтобы помочь с их потребностями в планировании. Все эти инструменты позволяют легко планировать   личные и групповые встречи.

Передвижение в незнакомом городе.

Итак, скажем, у вас есть разработанный план путешествий, и вы уверены, что сможете провести свои запланированные встречи. Но у вас все-таки возникает страх в передвижении по незнакомому городу.

Во-первых, вам нужно некоторое понимание местного языка. Если вы часто путешествуете, вы можете даже подумать о получении Pixel Buds от Google или офлайнового переводчика Ili. Оба инструмента могут услышать иностранный язык и перевести его для вас.

Путешествие по городу тоже не должно быть страшным. Сегодня трудно найти место, где бы не было такси Uber или Оla. Даже если таких услуг нет, приведенных выше предложений будет достаточно для общения с таксистами.

Кроме того, автономные приложения GPS, такие как Sygic, Here или Maps.Me, могут быть очень полезны, поскольку они позволяют пользователям загружать карты страны прямо на свой телефон. Карты не такие подробные, как их онлайн-аналоги, но информации там, как правило, более чем достаточно.

Путешествие, как и большинство других жизненных навыков, требует времени и усилий для освоения. В первые несколько раз, когда вы отправляетесь в командировку, старайтесь делать все медленно и обдуманно. Тщательное исследование и умственная подготовка к худшему всегда защитят вас от любых неблагоприятных обстоятельств.

Агентство делового туризма All Travel Group знает все о деловых поездках и проблемах, которые могут возникать при ее планировании и осуществлении. Если у вас остались вопросы о планировании деловых поездок звоните нам по телефону +38(044) 245-41-41 или пишите запрос на почту info@altg.com.ua.