4 способа оптимизации бюджета на деловые поездки

Деловые поездки владельцев и сотрудников компании являются важным элементом успеха для бизнеса во многих отраслях. Практически в каждой сфере деятельности вам необходимо будет отправиться в командировку, чтобы встретиться с инвесторами, поставщиками, потенциальными партнерами для развития вашей бизнес-модели.

Деловые поездки могут занять большую часть вашего времени и бюджета — до 30 % бюджета для крупных компаний. Именно поэтому возникает необходимость постоянно искать способы сэкономить деньги и время. Вот несколько способов сделать это:

Работа с агентством.

Большинство владельцев бизнеса считают, что они должны быть гигантской транснациональной корпорацией, прежде чем вступить в партнерские отношения с агентством делового туризма, но это ошибочное мнение. В настоящее время есть немало агентств, которые рады обслуживать и более мелкие компании.

Если вы проведете тщательное исследование рынка, вы обязательно найдете агентство делового туризма, которое позволит вам сэкономить на стоимости гостиниц, авиабилетов, оформлении виз и пр. Сделав годовой анализ расходов на деловые поездки, вы будете приятно удавлены, ведь статья расходов значительно уменьшилась. В свою очередь, это позволит вам переводить свои средства в другие важные сферы деятельности вашей компании.

Работать в рамках корпоративной тревел политики.

Наличие корпоративной туристической политики — это еще одна вещь, которую многие люди считают прерогативой крупных компаний. Напротив, принятие руководством комплексной политики для членов команды сделает планирование поездок намного более эффективными даже для небольших организации.

Рекомендации по получению разрешений, бронированию и дополнительным расходам позволят сэкономить время на разработку новых правил для каждой командировки. Однако при разработке travel-политики вам необходимо помнить одну важную вещь: чем более она инклюзивна и основана на консенсусе, тем выше вероятность ее эффективной работы. Привлекайте своих сотрудников, выслушивайте их мнения по этим вопросам и используйте эти идеи, чтобы составить необходимый документ для более продуктивной работы компании.

Планируйте заранее.

Есть несколько способов, благодаря которым ваш бизнес может извлечь выгоду из долгосрочного стратегического планирования. Во-первых, наличие общекорпоративного календаря со всеми запланированными поездками поможет вам сэкономить деньги, поскольку вы сможете увидеть общую картину того, где и когда ваша команда должна быть представлена. Во-вторых, вы будете управлять своим временем и без проблем сможете составить план будущих встреч в очередной деловой поездке. Управление своим временем это основной фактор грамотного и эффективного тайм-менеджмента.

Изучите альтернативы.

Конечно, есть некоторые деловые поездки, которые заставляют вас использовать определенные аэропорты, но знаете ли вы, что полеты в региональные аэропорты обычно стоят намного дешевле? Кроме того, вы сэкономите время, так как у вас будет более короткая очередь и даже сократятся транспортные расходы в аэропорт и из аэропорта. Помимо аэропортов, желание идти по проторенному пути, когда дело доходит до размещения, также может принести значительную экономию. Хотя пребывание в наиболее престижных районах и популярных отелях может быть полезным, на самом деле нет особого смысла, если вы не собираетесь заниматься бизнесом именно в этих местах.

В целом, важность контроля над расходами вашей компании невозможно переоценить. Если вы не разберетесь в этом, это может стать серьезным грузом не только вашей прибыли, но и общей эффективности организации. С помощью четырех советов, приведенных выше, вы будете на пути к созданию системы, которая сэкономит ваши деньги и время, гарантируя, что вы не пропустите ни одной важной встречи.