Конференция – это отличный способ сообщить целевой аудитории актуальную информацию, детально обсудить выбранную тему с экспертами и стимулировать участников на действия в отношении вашей компании или её товаров.
Для проведения бизнес ивента необходимо учесть все детали (способы предоставления докладов, организационные моменты, подготовленность слушателей и спикеров). От уровня подготовки и от атмосферы в зале зависит успех мероприятия.
Тщательная подготовка конференции занимает достаточно длительный период. В процессе подготовки можно выделить такие этапы:
- Выбор тематики конференции и его целевой аудитории.
- Проектирование программы, приглашение докладчиков.
- Продвижение события с помощью СМИ и продаж.
- Организация самого мероприятия (аренда конференц-зала, техническое обеспечение, снабжением питания).
- После конференции – размещение пресс-релиза о проведенном событии.
Также стоит подумать о денежной стороне, в том числе и целесообразности введения взноса за участие.
С учетом масштабов конференции создайте организационный комитет. Прекрасно, если участники комитета будут не только исполнителями, но и сами прогенерируют идеи.
Обязательно составьте подробный план конференции с четким таймингом. Примите во внимание все мелочи: наличие кофе-пауз и обедов, для подачи которых можно привлечь компанию выездного ресторанного обслуживания (в том случае, если мероприятие не проходит в отеле или конференц-центре, где есть своя стационарная кухня).
В сценарии конференции должно быть запланировано достаточно времени для обсуждения темы, формального и неформального общения.
Когда все организационные меры выполнены, необходимо проинформировать о проведении конференции целевую аудиторию. Информация о проведении мероприятия должна представляться не только в устной форме, но и с помощью других способов. Лучшим способом является освещение будущего мероприятия в СМИ. Но это может быть сложно и дорого. Для крупных конференций создают собственные сайты. Но есть и другие способы, например, партнеры могут информировать о мероприятии бесплатно на своих сайтах.
В приглашении докладчиков большую роль играет бренд компании, которую они представляют, должность спикера и его опыт в данной сфере. Можно пригласить спикеров из других городов, и даже стран.
В таком случае необходимо выяснить, каким образом докладчики доберутся до места проведения мероприятия и заказать им авиа- или жд-билеты. Помимо этого, нужно забронировать гостиницы и подобрать интересную экскурсионную программу.
Во время конференции докладчикам желательно предоставить мультимедийное оборудование (проектор, экран, ноутбук, микрофоны) для эффективного предоставления информации. С помощью этих девайсов спикеры могут грамотно представлять свои авторские графики, презентации, чтобы участники могли наглядно увидеть и запомнить суть вопроса. Идеальной структурой доклада является: 25% — освещение общей ситуации в области бизнеса, 50% — обучение на практических примерах, 25% — обсуждение затронутых тем.
Участникам также можно выдать различные канцелярские принадлежности, буклеты с планом конференции, блокноты. Во время пауз необходимо организовать конференц-питание (кофе, чай, выпечку, канапе, ланч и т.д.).
Во время конференции участники получают большую порцию информации по освещенным вопросам, делятся своим опытом, улучшают свои навыки, которые в будущем они смогут задействовать в работе.
(источники: http://www.uznayvse.ru ; http://www.marketing.spb.ru )
Планируете организация бизнес конференции в любом городе Украины?
Специалисты All Travel Group с радостью предоставят вам консультацию и помогут провести мероприятие «под ключ».
Свяжитесь с нами любым удобным способом по контактам внизу страницы!
