Ваша первая командировка – весьма волнительный процесс. Тем не менее, путешествие по делам — это не то же самое, что путешествие по личным причинам. Речь идет не о вас, а о вашей компании и деловых мотивах вашей поездки — будь то коммерческая встреча, конференция или возможность выступить докладчиком. Если предстоящая командировка является для вас первой, вот что вам нужно знать, чтобы получить максимальную отдачу от вашей первой рабочей поездки.
Планируйте заранее
Скорее всего, ваша компания предпочитает использовать определенных поставщиков для бронирования отелей, ж/д и авиа билетов. Чтобы ваша командировка состоялась, рекомендуем отель и место в поезде или на борту самолета бронировать заблаговременно. Довольно часто возникают ситуации, что забронировать необходимый отель невозможно ввиду высокого сезона или масштабного мероприятия.
Проверьте погоду, куда вы направляетесь, чтобы вы могли упаковать вещи соответствующим образом.
Убедитесь, что ваш гардероб для деловых поездок соответствует погодным условиям, куда бы вы ни направлялись. Важно быть одетым по погоде, чтобы не заболеть и провести все деловые встречи.
Если вы никогда не были в аэропорту назначения, зайдите в онлайн и проверьте его расположение.
Приятно иметь представление о том, где расположены терминалы, ворота, еда и туалеты, особенно если вам придется совершать стыковочный рейс.
Пообщайтесь с коллегами, которые уже являются постоянными корпоративными путешественниками.
Советы часто путешествующих коллег могут сэкономить ваше время и уменьшить разочарование при поездке в командировку. Попросите одолжить вещи, которые сделают ваше путешествие более продуктивным, например, портативное зарядное устройство. Если отныне вы будете чаще ездить в командировки, вам нужно инвестировать в эти инструменты для себя.
Прочитайте и следуйте тревел политике компании.
Существуют правила для обеспечения вашей безопасности и комфорта, а также для защиты бюджета компании в период деловых поездок. Изучите все это, узнайте, как справляться с необычными ситуациями — когда вам необходимо предварительное одобрение и т. д. Обратите особое внимание на списки расходов, которые подлежат возмещению и убедитесь, что вы понимаете лимиты ежедневных расходов на еду, наземный транспорт и т. д.
Понять процесс возмещения расходов.
Какие квитанции требуются? Есть ли корпоративная кредитная карта, которую вы будете использовать, или вам придется использовать собственную карту для предоплаты, а затем ждать возмещения? Сохраните все свои квитанции и отправьте отчет о расходах сразу после возвращения своему менеджеру.
Если вашу компанию уже обслуживает агентство делового туризма, то, скорей всего, бронирования и оплаты за отели, билеты и прочие услуги проходят по безналичному расчету. В таком случае вам не о чем волноваться.
Бронируйте прямо сейчас.
Бронирование в последнюю минуту рискованно и дорого. Поставщик по деловым поездкам вашей компании покажет вам, как использовать инструмент корпоративного бронирования. Если ваш работодатель сотрудничает с All Travel Group, вы по-настоящему оцените, насколько быстро и легко забронировать рейс и гостиницу, которая вам подходит. Кроме того, вам не придется беспокоиться о том, что вы не будете следовать правилам организации поездок, поскольку параметры бронирования, которые вы видите, будут автоматически соответствовать этим правилам.
Агентство делового туризма All Travel Group уже более 6 лет обслуживает корпоративные компании и знает о командировках все и даже больше. Если вы ищите надежного поставщика и хотите путешествовать с комфортом по специальным тарифам, звоните нам по телефону +38(044) 245-41-41 или пишите запрос на почту info@altg.com.ua.
