Організація воркшопу з вивчених уроків (Lessons Learned Workshop)
47
Гостей
1
день
Завдання клієнта
Перед агенцією постало завдання комплексної організації аналітичного воркшопу. Головний запит замовника полягав у забезпеченні наскрізного операційного супроводу «під ключ». Ключовими вимогами були: вибудовування складної міжрегіональної логістики для учасників з усього світу та України, дотримання підвищених безпекових стандартів, підготовка спеціалізованих друкованих і методичних матеріалів, а також організація офіційного вечірнього прийому за участю іноземної делегації.
Організація заходу
Для реалізації проєкту менеджмент агенції розробив інтегровану схему супроводу, розподілену за функціональними блоками:
- Транспорт та логістика: виконано персональний підбір та закупівлю залізничних та авіаквитків в обидва напрямки для кожного з 47 учасників відповідно до індивідуальних маршрутів. Додатково було зарезервовано паркомісця для делегатів на власному автотранспорті.
- Розміщення з урахуванням безпеки: за погодженням із готелем учасників розселили виключно на нижніх поверхах для підвищення рівня комфорту та оперативності у разі виникнення надзвичайних ситуацій.
- Конференц-сервіс та забезпечення роботи: основну робочу зону розгорнули у великій конференц-залі, укомплектувавши її 9 фліпчартами та додатковими презентаційними дошками для паралельної роботи кількох аналітичних груп. На випадок повітряної тривоги було заздалегідь підготовлено та повністю обладнано дублююче приміщення на підземному рівні готелю.
- Харчування: організовано повний цикл кейтерингу. Для учасників, які прибували на локацію пізно вночі, команда сформувала та передала персональні ланч-бокси.
- Дипломатичний протокол: підготовлено та проведено святкову вечерю для резидентів та представників міжнародної делегації із детальною координацією таймінгу, розробкою спеціального меню та зонуванням простору.
Особливості та виклики проєкту
Експертиза агенції проявилася у здатності гнучко адаптувати параметри події до нових вхідних даних у стислі терміни:
- Екстрене масштабування: уже після фінального затвердження концепту та бронювання локації кількість учасників зросла. За два дні до початку події агенція оперативно провела перемовини з готелем і перенесла захід у більший конференц-зал без втрати якості та зміни бюджетних лімітів.
- Терміновий додрук: безпосередньо в день проведення воркшопу виникла потреба у збільшенні накладу методичних матеріалів. Логістична служба агенції організувала оперативний друк та доставку нової партії навчальної поліграфії безпосередньо на локацію протягом кількох годин, що дозволило уникнути пауз у регламенті.
Результат
Воркшоп було реалізовано у суворій відповідності до технічного завдання та міжнародного протоколу безпеки. Агенція забезпечила безперебійну координацію логістичних, побутових та технічних процесів, мінімізувавши залучення замовника в операційне керування. Клієнт відзначив високу швидкість реакції на форс-мажорні запити та надійність агенції як системного B2B-партнера.
Послуги в цьому кейсі
Організація ділових подорожей
Авіаквитки
Готелі
Групові поїздки
Залізничні та автобусні квитки
Прийом іноземних делегацій
Поїздки Україною
Транспортні послуги
Організація заходів для бізнесу (MICE)
Організація бізнес-форумів та конференцій
Організація заходів в Україні
Організація корпоративних подій та івентів
Більше кейсів
Воркшоп з вивчених уроків (Lessons Learned Workshop) у межах програми продемонстрував високі стандарти нашої агенції у сфері організації офіційних експертних зустрічей. На базі київського готелю «Holiday Inn» було реалізовано комплексний конференц-сервіс, технічне забезпечення робочих груп, міжрегіональну логістику та брендування сувенірної продукції. Професійний підхід до безпечного розселення учасників та адміністрування святкової вечері з міжнародною делегацією забезпечив ефективне проведення цього соціально важливого заходу.