Організація масштабного інтерактивного заходу з підтримки ментального здоров’я
90
Гостей
1
день
Завдання клієнта
Перед агенцією постало завдання комплексної організації заходу «під ключ», спрямованого на психологічне розвантаження, покращення морального стану працівників та побудову легкого нетворкінгу всередині команди.
Головний виклик проєкту полягав у необхідності інтегрувати шість різнопланових тематичних активностей в межах єдиного простору, забезпечивши при цьому автономність кожної зони. Клієнт висунув високі вимоги до кваліфікації залучених майстрів та експертів. Додатково потрібно було вирішити логістичні завдання: організувати проживання в готелі для іногородніх співробітників, здійснити повну закупівлю матеріалів для майстер-класів та забезпечити інклюзивне меню, розраховане на специфічні потреби учасників з обмеженнями в харчуванні.
Організація заходу
Для ефективної реалізації концепту було обрано залу площею 380м2 в Mercury Congress Centre. Команда агенції розробила точну карту зонування та координувала роботу залучених спеціалізованих постачальників:
- Проектування тематичних зон: простір було розподілено на шість локацій: секцію для медитацій та йоги, кабінет психолога, майданчик для створення мандали, зони малювання вином, чайної церемонії та флористики.
- Логістика та розселення: забезпечено бронювання та супровід заселення в готель для учасників, які прибули з інших міст.
- Забезпечення майстер-класів: здійснено повний підбір та закупівлю специфічного інвентарю – від мольбертів, художніх матеріалів та живих квітів до спеціалізованого чайного посуду та килимків.
- Інклюзивний кейтеринг: розроблено диференційоване меню, що повністю враховувало індивідуальні вимоги учасників (веганів, вегетаріанців, пескетаріанців, а також осіб із харчовими алергіями).
Особливості та виклики проєкту
Ювелірне планування простору та логістики всередині залу стало головною демонстрацією експертизи агенції в управлінні потоками гостей:
- Ергономіка та ізоляція зон: щоб 90 осіб могли одночасно займатися різними практиками без взаємного дискомфорту, команда реалізувала нестандартні ергономічні рішення. Зону йоги та медитації з 6 килимками винесли у максимально віддалений та тихий куток зали. Зону індивідуальної роботи з психологом відокремили мобільними шумопоглинаючими ширмами й повністю укомплектували засобами комфорту (блокноти, ручки, серветки, свічки, вода). У секції малювання вином розрахували крок між столами та стільцями для вільного розміщення мольбертів та зручної роботи з фарбами.
- Синхронізація субпідрядників: івент-менеджер агенції здійснював оперативну координацію партнерів, що дозволило одночасно запустити шість складних процесів (від заварювання рідкісних сортів чаю до флористичного моделювання) без організаційних збоїв.
Результат
Захід пройшов у чіткій відповідності до запланованої карти активностей та часового регламенту. Правильний розподіл простору дозволив кожному учаснику вільно обирати комфортний темп взаємодії, що сприяло відновленню морально-психологічного стану команди та встановленню дружніх зв’язків між колегами. Замовник відзначив точність виконання технічного завдання, якість підібраного пулу підрядників та високий рівень гастрономічного сервісу.
Більше кейсів
Захід з підтримки ментального здоров’я за допомогою арт-терапії продемонстрував високі стандарти нашої агенції в організації корпоративних подій. На базі Mercury Congress Centre у Києві було забезпечено професійне зонування простору, інклюзивний кейтеринг, бронювання готелю та повний технічний і логістичний супровід. Комплексна реалізація тематичних майстер-класів та залучення кваліфікованих експертів дозволили успішно провести цей інтерактивний захід «під ключ».