Організація конференції з міжнародного гуманітарного права
85
Гостей
1
день
Завдання клієнта
Перед агенцією постало завдання комплексної організації профільної конференції «Захист навколишнього середовища через призму міжнародного гуманітарного права» у форматі «під ключ». Головний запит замовника полягав у повному операційному та технічному супроводі події. Необхідно було синхронізувати логістичні процеси (проживання та харчування делегатів) із підготовкою конференційного простору, забезпечивши стабільну роботу обладнання та безперебійний таймінг.
Організація заходу
Для реалізації проєкту агенція розробила та впровадила інтегроване рішення, що охоплювало кілька функціональних напрямів:
- Логістика та конференц-сервіс: координація проживання 85 учасників у готелі, менеджмент зони харчування, адміністрування таймінгу кава-пауз та обідів.
- Технічна інфраструктура: підготовка залу, інсталяція звукового обладнання, монтаж подіуму та встановлення світлодіодного LED-екрана для якісної візуалізації презентацій.
- Мовне та інформаційне забезпечення: організація робочих місць для синхронного перекладу та видача обладнання учасникам; друк комплектів роздаткових матеріалів.
- Брендування та медіасупровід: виготовлення та монтаж масштабного брендованого банера, а також професійна фото- та відеозйомка протягом усього робочого дня.
Особливості та виклики проєкту
Специфіка події вимагала від команди високої оперативності та гнучкості через низку організаційних нюансів:
- Обмежене часове вікно: монтаж подіуму, інсталяція технічно складного LED-екрана та закріплення брендованих елементів виконувалися в максимально стислі терміни напередодні заходу. Це вимагало погодинного планування роботи технічної бригади.
- Безперервна координація: у день проведення форуму на майданчику працював супроводжуючий менеджер проєкту, який здійснював оперативний контроль над усіма підрядниками, комунікував із технічними службами готелю та оперативно реагував на поточні запити спікерів.
- Розширення функціонала на локації: окрім стандартного контролю процесів, менеджер агенції безпосередньо на майданчику проводив інтерв’ювання ключових спікерів. Це дозволило оптимізувати роботу знімальної групи та зібрати необхідний матеріал для створення фінального відеоконтенту без залучення додаткового персоналу.
Результат
Конференцію було реалізовано у чіткій відповідності до затвердженого плану-графіка. Завдяки скоординованій роботі команди та надійних підрядників, інтеграція технічних рішень (включаючи синхронний переклад) відбулася без затримок. Замовник відзначив якість наданого сервісу, чіткість операційного управління та професійний підхід на кожному етапі підготовки та проведення події.
Послуги в цьому кейсі
Більше кейсів
Організація конференції «Захист навколишнього середовища через призму міжнародного гуманітарного права» у Львові підтвердила експертність нашої агенції у сфері комплексного івент-менеджменту. У межах проєкту в готелі «Дністер» було забезпечено повний конференц-сервіс, технічне обладнання майданчика, синхронний переклад та брендування локації. Професійний підхід до розселення учасників, організації харчування та створення відеоконтенту дозволив реалізувати цей офіційний захід на належному корпоративному рівні.