Організація IV Міжнародної конференції «Українське лідерство в допомозі»
600
Гостей
1
день
Завдання клієнта
Перед агенцією постало завдання масштабного менеджменту міжнародної конференції «під ключ» із високими вимогами до протоколу та безпеки. Ключовою особливістю проєкту була участь високопосадовців, дипломатів та міжнародних лідерів.
Запит замовника вимагав консолідації та координації всіх операційних процесів: від оренди та декорування майданчика, повного технічного супроводу й логістики до розселення учасників, поліграфічного забезпечення та організації харчування. Окремим критичним критерієм було суворе дотримання заходів безпеки, врахування фінансових лімітів і постійний контроль витрат на кожному етапі реалізації події.
Організація заходу
Усі підрядні організації працювали під єдиним централізованим керуванням проєктних менеджерів агенції. Організаційні рішення охоплювали кілька ключових напрямів:
- Інфраструктура та логістика: бронювання номерного фонду для іногородніх та іноземних делегатів, вибудовування транспортних маршрутів, закупівля поліграфічної продукції та менеджерський супровід 24/7.
- Технічне та медіазабезпечення: інтеграція звукових та світлових систем, організація професійної фотофіксації, налаштування стабільного каналу зв’язку для двосторонньої трансляції (підключення онлайн-спікерів та забезпечення доступу для дистанційних глядачів).
- Кейтеринг: розгортання та адміністрування двох автономних зон харчування – всередині комплексу та на відкритій терасі з панорамою Києва та Дніпра для оптимізації потоків гостей під час перерв.
Особливості та виклики проєкту
Масштаб події та статус гостей вимагали нестандартних рішень у межах жорсткого таймінгу:
- Нічний монтаж: встановлення звукового, світлового та трансляційного обладнання, а також збирання конструкцій фотозон, банерів та інтерактивних локацій відбувалися виключно в ніч напередодні заходу. Раціональний розподіл людських ресурсів дозволив завершити підготовку майданчика вчасно.
- Забезпечення інклюзивності: особливу увагу приділили адаптації простору КВЦ «Парковий» для людей з обмеженими можливостями пересування. Команда агенції забезпечила встановлення додаткових пандусів, налаштування інклюзивного ліфта та підбір спеціальних меблів у зонах фуршету. Також було залучено та скоординовано волонтерський супровід для допомоги маломобільним учасникам.
- Протокол безпеки та бюджетний контроль: присутність представників ООН та дипломатичного корпусу вимагала впровадження додаткових безпекових протоколів на майданчику без порушення загального регламенту події. При цьому всі антикризові заходи були реалізовані в межах чітко визначеного фінансового ліміту замовника.
Результат
IV Міжнародна конференція пройшла в чіткій відповідності до запланованої програми, без жодних логістичних чи технічних інцидентів. Агенції вдалося синхронізувати роботу понад десятка підрядників, забезпечивши комфортне перебування 600 учасників та високий рівень безпеки для дипломатичних місій. Замовник відзначив точність фінансового контролю та скоординованість дій організаційної команди, що підтвердило надійність агенції як оператора великих корпоративних та урядових заходів.
Послуги в цьому кейсі
Більше кейсів
IV Міжнародна конференція «Українське лідерство в допомозі» стала масштабним кейсом нашої компанії у сфері комплексного івент-менеджменту. На базі КВЦ «Парковий» у Києві було забезпечено професійний технічний супровід події, встановлення інтерактивних зон, комплексний кейтеринг та повну координацію логістичних процесів. Організація офіційного заходу такого рівня підтвердила здатність агенції якісно реалізовувати міжнародні форуми із залученням іноземних дипломатичних делегацій.