Організація багатоденного тренінгу з питань запобігання гендерно зумовленому насильству
25
Гостей
4
дні
Завдання клієнта
Перед агенцією постало завдання комплексної організації чотириденного тренінгу на тему: «Робота з хлопцями підліткового віку як підхід до запобігання гендерно зумовленому насильству». Головний запит замовника полягав у побудові безперебійного операційного та логістичного циклу «під ключ» для профільних фахівців із різних регіонів України та представників іноземної делегації. Проєкт вимагав повної синхронізації процесів: від індивідуального розміщення та адміністрування специфічного меню до повного технічного супроводу навчання з інтеграцією кваліфікованого перекладу.
Організація заходу
Для реалізації проєкту агенція залучила сучасний конференц-майданчик «Леонардо Хол» площею 300 m2, що дозволило забезпечити необхідну дистанцію та ергономіку для тривалої роботи. Організаційні рішення охоплювали:
- Розміщення: бронювання одномісних стандартних номерів із включеними сніданками в готелі «Ibis» для забезпечення комфортного відпочинку регіональних учасників.
- Конференц-сервіс: повна оренда залу, меблеве моделювання під навчальні сесії, матеріально-технічне забезпечення учасників необхідною канцелярією та роздатковими матеріалами.
- Мовний супровід: залучення професійного лінгвіста для послідовного перекладу на всі чотири дні заходу для забезпечення повноцінної комунікації з міжнародними делегатами.
- Адміністрування кейтерингу: організація щоденних комплексних обідів та двох щоденних кава-пауз з асортиментом десертів і закусок, меню яких повністю враховувало індивідуальні особливості харчування кожного гостя.
Особливості та виклики проєкту
Експертиза агенції проявилася у здатності оперативно адаптувати параметри події під динамічні запити клієнта безпосередньо в процесі реалізації:
- Динамічний менеджмент групи: кількість учасників постійно змінювалася безпосередньо перед початком та на перших етапах тренінгу. Проєктний менеджер агенції коригував обсяги замовлень, логістику розсадки та технічне налаштування робочих місць у режимі реального часу. Зміни було впроваджено непомітно для аудиторії, без створення організаційних пауз.
- Гнучкість кейтерингового регламенту: в останній день тренінгу замовник змінив таймінг програми – захід завершувався раніше запланованого (о 15:00), щоб регіональні фахівці встигли на транспорт. За декілька годин до дедлайну агенція реорганізувала графік харчування: дві кава-паузи були об’єднані в одну, а ресторан оперативно переформатував видачу їжі в контейнери (формат takeaway), що дозволило учасникам пообідати безпосередньо в дорозі.
Результат
Чотириденний тренінг реалізовано в повному обсязі та відповідно до оновленого графіка замовника. Комплексна координація всіх блоків (від поселення та технічного оснащення до кейтерингу) дозволила клієнту повністю фокусуватися на змістовній та аналітичній частині навчання. Партнери відзначили високу адаптивність організаційної команди та якість роботи залучених підрядників.
Послуги в цьому кейсі
Більше кейсів
Багатоденний навчальний тренінг у Києві став успішним прикладом оперативного B2B-менеджменту та гнучкого конференц-сервісу нашої агенції. На базі залу «Леонардо Хол» у БЦ «Леонардо» було розгорнуто повне технічне забезпечення, матеріально-технічний супровід та надано послуги послідовного перекладу для іноземної делегації. Організація тривалого проживання в готелі «Ibis» та адаптація формату харчування під таймінг клієнта дозволили провести цей офіційний захід на високому професійному рівні.