Політика корпоративних відряджень – це набір керівних принципів, які допомагають співробітникам компаній приймати розумні рішення під час планування відряджень. Політика корпоративних поїздок може утримувати ділових мандрівників у межах певного бюджету на переліт, проживання та харчування. Фінансовому відділу така політика допомагає складати бюджет і прогнозувати щомісячні та річні витрати на відрядження вашої компанії.

Оператор ділового туризму All Travel Group розробляє практичну політику корпоративних відряджень для нових та постійних клієнтів. Пропонуємо розглянути її основи.

Шаблонна політика корпоративних поїздок не підходить всім компаніям. Перш за все, вам потрібно взяти до уваги конкретні аспекти вашої компанії, такі як кількість співробітників, які планують відрядження, частота поїздок і розмір бюджету. Перш ніж перейти до індивідуальних деталей, важливо зрозуміти основні елементи корпоративної політики щодо подорожей.

Найважливіша частина політики щодо відряджень – це ясність щодо того, які витрати покриваються, включаючи конкретні суми у гривнях, а які не підлягають відшкодуванню співробітнику. Пропонуємо вивчити список послуг, якими користуються співробітники компаній у відрядженнях.

Авіарейси для корпоративних подорожей

Тут вам потрібно точно вказати, скільки співробітники можуть витратити на перельоти. Який клас вони мають купувати – економ чи бізнес? Також уточніть, чи можуть співробітники вашої компанії користуватися віп-послугами в аеропортах та купувати харчування на борту літака за рахунок компанії.

Готелі для корпоративних компаній

Вартість готелю залежить від місця розташування, зручностей, завантаження та пори року. Визначте для своїх співробітників бюджети на проживання та готелях, де вони можуть проживати. Також уточніть, чи мають право співробітники вашої компанії користуватися послугами пральні, сервісом у номерах та міні-баром за рахунок компанії? Важливо не забувати просити чеки за додаткові послуги для звітності перед фінансовим відділом компанії.

Добові на харчування

Дуже часто корпоративні компанії виділяють на харчування та додаткові витрати певну суму грошей, яку в посякденному житті прийнято називати– добові. Добові на харчування залежать від міста, рівня готелю та інших факторів. Ви також можете деякою мірою контролювати, скільки коштів ви хочете покрити для своїх співробітників.

Наземний транспорт для корпоративних компаній

Транспортні послуги відіграють важливу роль у відрядженні. Адже дуже важливо бути пунктуальним та приїжджати вчасно на ділові зустрічі із партнерами компанії. Вам потрібно визначитися, ваші співробітники будуть використовувати таксі або брати автомобіль в оренду? Чи ви залишаєте це на їхній розсуд? Пам’ятайте про чеки або скріншоти, де видно суму поїздки.

Міжнародна подорож для корпоративних компаній

Міжнародні подорожі пов’язані з деякими додатковими складнощами. Коли співробітники виїжджають за кордон, вам, можливо, доведеться мати справу з візами та вакцинацією. Переконайтеся, що співробітники розуміють, які документи їм знадобляться для міжнародних поїздок, та просіть оформляти їх раніше. У вашій політиці слід зазначити, за які з цих послуг компанія платитиме, і проінструктувати співробітників, як оплачувати ці витрати.

Після того, як ви створили корпоративну політику щодо відряджень, переконайтеся, що співробітники знають про її існування, знають, що це таке і як отримати доступ до неї. Якщо у вас виникли труднощі у створенні політики корпоративних відряджень, звертайтесь до оператора ділового туризму All Travel Group, ми знаємо, як вам допомогти та прискорити цей трудомісткий процес.