Вас когда-нибудь просили организовать конференцию? Скорее всего да и наверняка вы знаете, что собрать все пазлы в хорошо организованное мероприятие задача не из легких. С учетом того, что многие компоненты взаимосвязаны, балансирование потребностей делегатов, докладчиков и подрядчиков создает условия для управления в сложных условиях.
Чтобы вам помочь, менеджеры All Travel Group приводят несколько полезных советов по организации конференции:
Планируйте заранее
В зависимости от размера вашего делового события, планирование должно быть сделано как можно раньше. За несколько месяцев, если речь идет о крупномасштабной конференции, но даже для более мелких мероприятий нужно время, чтобы разместить все кусочки мозаики в нужном месте. По нашему опыту, компании начинают готовить ивент среднего размера за 2-3 месяца до его фактического старта.
Установите временные рамки
Планирование конференции — постоянно меняющаяся среда, но своевременные решения и соблюдение сроков в конечном итоге приведут к эффективно проведенному мероприятию и экономии бюджета. Старайтесь уважать ваше время и время ваших поставщиков, так как в долгосрочной перспективе это принесет свои дивиденды.
Спланируйте идеальный размер вашей конференции
Такого рода митинги могут сильно различаться по размеру, количеству участников. На этапе планирования целесообразно решить, какое мероприятие вы хотели бы организовать, сколько участников, сколько докладчиков, его продолжительность и т. д. Основным ограничением, вероятно, будет ваш бюджет, и об этом мы расскажем вам в следующем пункте.
Установите бюджет
В конечном счете, при организации конференции мы должны учитывать, что наше основное ограничение, вероятно, является денежным. Идеальный процесс — определить, что сделает вашу конференцию успешной: местоположение, докладчики или кейтеринг. Все эти элементы могут способствовать успеху конференции, но они также влияют на ваши расходы. Запланируйте два или три различных уровня бюджета и выберите тот, который с большей вероятностью сделает вашу конференцию успешной.
Выберите спикеров
Независимо от того, какая у вас ниша, вполне вероятно, что качество выступающих может сделать конференцию успешной. Во многих сферах выступающие являются звездами конференции, и их качество может повлиять на результативность мероприятия. Если трудно найти хороших ораторов, договаривайтесь с ними заранее. Вы же не хотите потратить немалый бюджет на великолепно организованную конференцию и провалиться на спикерах.
Выберите место
Место проведения конференции является важным фактором ее успеха. Если ваша конференция продлится 2-3 дня и более вам нужно место, куда можно легко добраться на такси и на общественном транспорте, с хорошим выбором отелей и ресторанов в этом районе. Об удобных локациях мы вам напишем в следующей статье.
Обратитесь к специалистам All Travel Group
All Travel Group может помочь вам спланировать и создать успешную конференцию с учетом выбранного вами формата. Наша команда найдет идеальную формулу успеха вашего мероприятия, поможет оптимизировать бюджет, избежав ненужных растрат.
